SAFE HOUSE T

撰文：日本奧美前創意總監 - 飯田佳樹
統整／譯：SAFE HOUSE T 設計總監 - MK Kou

創意產業內經常會有「向外委託設計」或是「被委託設計」的機會，但經常聽到因為一些原因而導致雙方無法產出好成果的案例......
究竟要怎麼委託設計案才能讓發案方滿意、設計師安心呢？

發案方與設計師，你們是不是都遇過這種狀況↓

 發案方：怎麼成品跟我要的不一樣

 設計師：檔名都已經是「final_final_final.ai」了怎麼還要改？現在是在跟我開玩笑嗎？

沒關係！
只要發案方在委託設計時依據以下這10條準則，就能讓彼此 趨・吉・避・凶！

前提：
- 請務必委託專業的設計公司或設計師 –

會提到這個是因為有些設計師不夠專業，像是對設計不講究，不重視工作排程，過於藝術家性格等等。如果在討論階段就已經嗅到危險的味道的話，最好能夠趕緊果斷放棄或是只委託少部分設計。

1）完整說明來龍去脈

即使只是委託一小部分也請完整說明整個專案的來龍去脈。假設有某個行銷活動的設計案件，只準備委託設計師製作其中一部分的物件，除了向設計師說明整個活動的規劃之外，也必須詳細傳達品牌的基本資訊，當設計師了解的越多，越能活用這些資訊。

不能只是提供必要的原稿、尺寸、期限、費用等資訊，而是要讓對方能夠掌握品牌調性，就算只是請工讀生配送試用品，也必須盡到詳細說明的責任。

2）雙向溝通，仔細聆聽

不是單方面一股腦的說，而是彼此互相討論，確實的溝通才能激盪出好設計。有許多設計公司或設計師認為很少有客戶會願意聽他們說話，但如果今天發案方委託設計的對象是像前面提到的專業設計人士或公司，則他們的意見絕對會有參考的價值。只是單方面地傳達資訊不能稱作溝通，彼此多方面評估才能共同合作出好設計。

這時候可能有些人會想「我可是都會採取別人的意見喔！」，但真的是這樣嗎？也許可以向值得信賴的同事問問看，自己是否真的能夠聽進別人的意見。

3）具體說明

說明案件內容時，請具體說明清楚地傳達想法。

抽象的說法會造成雙方認知不同，導致後續許多問題發生，因此語言文字無法清楚傳達時，請提出參考資料，讓對方在腦海裡能夠有明確的形象。這就像是每個人對於「美女」「漂亮」「可愛」的定義都不同，因此請明確具體的傳達。

另外有些人會使用狀聲詞來說明，曾有一次聽到客戶對我說「像是這樣，砰！的放入物件」，當時以為客戶想要氣勢磅礴的感覺，最後才發現對方只是要把某個區塊的設計放大而已。

舉例來說）
× 輕鬆的感覺 → 請具體說出是要使用療癒系角色？字間有餘裕？還是粉嫩的色彩？等
× 精緻漂亮的感覺 → 請具體說出是否需要美女代言？還是留白的設計？等
× 流行調性 → 如果不是熱門到家喻戶曉的事物，那麼每個人對於流行的定義都不一樣。另外，調性這個說法也會讓人搞不清楚是指色調還是氛圍。

4）先取得公司內部的共識

我想有許多設計師都有過這樣的經驗，就是在案件進行到尾聲的時候突然出現全盤修正的大反轉。這樣的情形不只是設計業，其他行業也常常發生，因為上司的一句話而必須整個打掉重練。
進行到了最後階段才出現的大修正，不只壓迫時間影響排程，也大大的消減了工作人員的熱情，我想這當中肯定也包含了正在閱讀本文的你。
因此為了避免上司的一句話就把設計全盤打翻，必須在委託設計師之前就事先取得內部共識。事前多這一道程序，反而才能讓專案在短時間內以合理的價格順利完成。

5）指定設計師

委託的設計公司內部忙碌的時候，有可能會將案件轉給公司裡較資淺的設計師製作，這在商業機制上來說沒有什麼問題，但如果希望成果能有穩定的品質，則請確保委託善於溝通且專業的設計師執行。

如果這位設計師怎麼樣都抽不出身的話，請向對方表明設計稿必須經由該設計師審核過再提出。對方在沒有經過審核就提交出來的情況下，如果修正內容還是在你能判斷的範圍內也許還好，但若是超出你能夠判斷的範圍時，則這個專案有可能就這樣草草結束。因此請務必確保委託善於溝通且專業的設計師執行，或是設計稿必須經由上述設計師審核過。

6）確實交付和確認設計素材

「你自己網路上找題來用」這句話是不是覺得很熟悉呢？我想應該很多人都這樣說過吧。但這是不OK的。
發案方事前請仔細確認素材，設計師收到後也要看看檔案是否過舊？資料會不會很混亂？著作權是否清楚？等等，並且由發案方給出明確的指示。

很多時候，大量交付圖檔或是後補資料的時候常會發生說明不清楚的情況，因此在交付檔案後請明確向對方說明接下來應該怎麼做，是要向對方明確指出使用那些圖，還是說明使用目的之後請對方自行選擇，具體且確實的給予資訊才不會發生雙方互相誤解的情況。

即便是大企業的知名商品，也常看到型錄跟網站上資訊完全不統一的情形，因此在交付素材之前請先仔細確認資料、素材、檔案是否備齊。

7）絕不輕易說出：「就全權交給你去設計！」

不管是平面設計師還是網頁設計師，我想都曾經聽客戶說過「沒問題，就全權交給你去設計！」這句話。是不是有許多設計師曾經對這句話信以為真而吃了大虧？是不是有許多發案方曾在心裡想過「怎麼做出來跟我想像的不一樣」這種情況呢？

通常會發這這種狀況的起因大多是因為沒有確實做到前面提的這兩項：（1）完整說明來龍去脈、（3）具體說明不抽象。

舉例來說）
顏色交給你決定：真的是這樣嗎？紅色、黃色、藍色都可以？不管整體明暗也沒關係嗎？
配色上使用同色系營造一體感跟使用補色做出對比可是會出現兩種完全不同的效果唷。

因此，要防止這種情形發生就必須明確傳達最底限的條件與目標，明確化設計師職掌的範圍。
另一方面，發案方也必須培養對於設計、創意的「眼力（鑑別力）」，在日常多看一些好的設計或藝術品，多多涉略與工作相關的新資訊、新理論。
這樣一來，加強自己能夠判斷的守備範圍，就能逐漸消除與設計師之間的溝通障礙。

8）錢的事情先說清楚

委託案件時就一定要講好明確的費用數字、修正次數與額外修正時的費用。
一般來說，受委託方的立場比較弱勢，有些設計師可能會對於一些不合理的要求選擇忍氣吞聲，但這樣的情形會讓設計師無形間承受壓力，如此一來就很難期待設計師能產出好的成品。

9）設計不簡單。不要再說「你就大概弄一弄」。

除了常常聽到上面第七點「就全權交給你去設計」之外，另一個經常聽到的就是「你就簡單弄一弄」。
我們換個立場想想，如果今天是你的上司這樣對你說「這不是什麼複雜的工作，你就簡單的處理一下」，你會有什麼想法？是不是很難有好情緒呢。

有時候看似簡單的工作，但其實當中有許多別人所不了解的難處。舉例來說，就算只是影印100張×10份的資料，都會花去不少時間吧，更何況要是這當中某些部分有摺頁的話，就需要花費更多時間處理。
上述舉例的只是單純的作業內容，當工作涉及專業的時候，當中一定會出現一般人無法想像的難處與所需要花費的時間。

另外還有一件重要的事情必須了解，那就是不要認為對方只有在進行你們公司的工作，必須事前了解到對方並沒有辦法馬上就執行你所要求的項目。

10）積極管理

當對方在預定的提交日沒有交出理想的作品，或是自己公司內部沒有事先取得共識而產生大幅度修正等等，這種時候不管是因為什麼理由，又或是誰的責任導致這個問題，你都已經無法挽回已經流失的時間，因此請一開始就規劃出討論、修正等的預留時間。

雖說根據專案的規模與期程，情況或多或少都不盡相同，不論如何最好都能夠留出修正的時間會比較保險，但是要小心不要讓作業時程因此而延宕下去，因為絕大多數的案件不會提早只會延長。因此發案時需要全面思考各種因素，考慮到所有會造成遲交的可能性，確實做好時間管理。

----同場加映----

（Ｏ）已有信賴基礎的設計公司：有默契很好，但要避免缺乏新意

這樣的公司基本上沒有什麼問題，能夠順應你的要求舉一反三，也不太會有問題發生。但需要注意的地方是不要因此而失去彼此合作的火花而導致缺乏新意。

（Ｏ）偶爾發案的設計公司：必須事先詳細傳達製作內容

如果彼此之間不是有足夠默契的關係，就必須事先向對方詳細傳達製作內容，也許一開始會花費時間精神，但以結果來說，這樣才能省下不必要的開銷以及找到能成為日後友好合作關係的夥伴。
我曾聽說過因沒有詳細說明導致對方使用敵對公司的配色來提案，又或是提出與專案氛圍截然不同的圖像，甚至是搞錯了完稿尺寸。但也聽過一開始委託時就從內容主旨到費用全都詳細說明，後續的委託成果得到了一個能結合網站與賣場的新型態連動企劃。

（×）第一次發案的設計公司：就算對方是知名設計公司也不行，請發案方事先決定好方向後再委託比較妥當

有的公司會將品牌識別手冊比喻為烹飪書。的確，品牌識別手冊就有如食譜一般，就算照著烹調也不見得可以端出美味的料理，因此空有品牌識別手冊是無法做出好的品牌規劃的。
而要做出好的品牌規劃，重點在用必須由委託方決定出各項製作重點，設定出製作規範，以這樣的形式委託設計方才會比較保險。

委託方也需要和設計師一起學習。

因為創意領域進展日新月異，不僅是外觀上的流行，行銷戰略也都會持續變化，因此委託方必須要有充分的判斷能力。這也許聽起來太過理想，但請發案的當事人務必要自己先足夠理解專案內容。就算只是看一本相關書籍，或是去聽一次講座，都會有所改變。

如果是對於現況不了解的委託方，在委託外部製作的時候，可以請善於說明的總監、企劃、設計師等一同出席，說明重點。

就算是自己公司內部都難以避免危機發生，更何況是委託外部公司時有太多無法掌控的要素而使風險瞬間增加。那麼要如何才能避免危機發生呢？以下整理了這幾點可以有效的幫助你遠離危險。

・時間留有餘裕
有些外部合作對象無關設計能力如何，而是從根本上就無法遵守交稿期限。但是光只在意交稿期限，有時就難以兼顧設計，或是容易發生沒有意料到的意外。
為了避免這兩種狀況，請委託方以預先留有餘裕的時間排程來規劃。

・預算留有餘裕
預算也是一樣請留有餘裕，這樣一來，當出現預料外的修正時才會有費用可以支付，而且過於苛刻的金額是無法建構彼此長久的合作關係，因此在安排預算的時候最好能夠留有餘裕與緩衝。

・預測危機
也許無法預測所有的危機，但可以在專案的初期就先在腦中預演整體流程，預估在什麼時間點有可能會發生什麼事。不先做這一步就急忙發案出去可是會讓後續發生無法預期的大問題。

・打開天線、主動管理
在管理進度的時候不能光是接收對方的回報，而是必須確實把握該階段的意義何在，並且主動管理。如此一來有什麼微小的變化或不對勁也許就能及早發現。

・理性面對危機
如果真的發生危機了就理性去解決吧，因為你再怎麼後悔也已經無法挽救了。比起滿腦子想著怎麼會發生這種事，還不如趕緊轉換情緒動手解決問題。

不管以上哪一點都必須基於信賴與溝通，上述內容整體看下來，說不定會有種公事公辦的冷漠印象，這是因為商業與工作環境的需求，不過實際執行的時候並不需要用冷冰冰的態度，而是在重要的項目或是重要時刻再來推行。總之要有良好的溝通，才能產出雙方都滿意的成果！

撰文：日本奧美前創意總監 - 飯田佳樹
統整／譯：SAFE HOUSE T 設計總監 - MK Kou
Icon 素材：シルエットAC